Evidenca prevoženih kilometrov in potni nalogi z GPS sledenjem

Potni nalogi se v marsikaterem podjetju pišejo na koncu meseca, po spominu in po občutku. Rezultat so približki, ki jih je ob morebitnem nadzoru težko zagovarjati. Sledilnik iste podatke beleži sproti.

Kaj sledilnik zabeleži

Ob vsaki vožnji sistem zapiše čas začetka in konca, začetno in končno lokacijo, prevoženo razdaljo, trajanje in postanke. Če je vozilo v souporabi, lahko dodate identifikacijo voznika (ključek ali kartica), da je vsaka vožnja pripisana pravi osebi.

Kaj mora vsebovati potni nalog

Nalog običajno vsebuje podatke o vozniku in vozilu, datum in relacijo poti, namen poti, prevožene kilometre oziroma stanje števca ter podpis odgovorne osebe. Vsebina naloga in davčna obravnava povračil sta predpisani, zato pred uvedbo obliko uskladite z računovodstvom in preverite veljavna pravila pri FURS.

GPS kilometri niso isto kot števec vozila

Sledilnik razdaljo izračuna iz zaporedja lokacijskih točk, števec vozila pa meri po vrtljajih koles. Razlike nekaj odstotkov so običajne. Če naprava bere podatke iz vozila prek CAN vodila ali OBD vtičnice, lahko uporabite odčitek števca, ki je bližje uradnemu stanju vozila — za obračun je to boljša osnova.

Kako uvesti brez težav

• Najprej ločite službene in zasebne vožnje. Če zaposleni vozilo uporablja tudi zasebno, mora imeti možnost preklopa v zasebni način.
• Določite, kdo pripravlja in potrjuje obračun.
• Dogovorite se za mesečni izvoz podatkov v obliki, ki jo računovodstvo lahko uporabi.
• Zaposlene o vsem tem vnaprej obvestite — več o obveznostih v članku o GDPR.

Pogoste pasti

V predorih in podzemnih garažah naprava nima signala; podatke shrani in pošlje, ko se povezava vrne, zato v poročilu ni luknje, lahko pa je pot narisana bolj naravnost. Pri zelo kratkih vožnjah je delež napake večji. Pri vozilih z več vozniki brez identifikacije voznika evidenca ne pove, kdo je vozil. In še eno: podatkov za nazaj ni, če sistem ni bil vklopljen — zato ga uvedite pred obdobjem, ki ga boste obračunavali.

Če je glavni namen obračun kilometrov, izberite napravo, ki bere podatke iz vozila. Če potrebujete samo pregled voženj in časov, zadostuje osnovni sledilnik.