GPS sledenje službenih vozil in GDPR: kaj mora urediti delodajalec

Ko v službeno vozilo vgradite GPS sledilnik, ne spremljate samo vozila. Iz lokacije vozila je skoraj vedno mogoče sklepati, kje je bil voznik, zato gre za obdelavo osebnih podatkov zaposlenega. To pomeni, da mora delodajalec pred vgradnjo urediti nekaj stvari — ne po njej.

Najprej opredelite namen

Sledenje »za vsak primer« ni dopusten namen. Namen mora biti konkreten in zapisan: zaščita vozil pred krajo, organizacija dela in razporejanje ekip, obračun prevoženih kilometrov, nadzor porabe goriva ali dokazovanje opravljene storitve pri stranki. Od namena je odvisno, katere podatke sploh potrebujete in kako dolgo jih smete hraniti.

Pravna podlaga ni privolitev zaposlenega

Informacijski pooblaščenec v svojem mnenju o GPS sledenju službenih vozil izhaja iz tega, da je obdelava lahko potrebna za izvajanje pogodbe o zaposlitvi. Privolitev zaposlenega je v razmerju med delodajalcem in delavcem praviloma neustrezna podlaga, ker to razmerje ni enakovredno — zaposleni privolitve realno ne more svobodno zavrniti. Podlago torej utemeljite drugače, privolitve pa ne uporabljajte kot bližnjico.

Zaposlene je treba obvestiti vnaprej

Pred vgradnjo zaposlene pisno seznanite z:

• napravo in načinom njenega delovanja,
• namenom vgradnje,
• vrstami podatkov, ki se zbirajo (lokacija, čas, hitrost, poraba goriva …),
• rokom hrambe,
• tem, kdo ima dostop do podatkov,
• njihovimi pravicami (dostop, popravek, ugovor).

Zasebne vožnje

Če zaposleni vozilo uporablja tudi zasebno, mora imeti možnost, da sledenje med zasebno vožnjo izklopi — običajno s stikalom ali z načinom »zasebna vožnja«, ki zabeleži samo skupne kilometre, ne pa poti. Brez te možnosti je obdelava z vidika varstva osebnih podatkov sporna. To ni le pravna podrobnost: sistem mora tako možnost tehnično omogočati, zato jo preverite že pri izbiri naprave in platforme.

Interni akt in dostopi

Pravila zapišite v interni akt: kdo sme gledati podatke, za katera vozila, v kakšnem obsegu in v katerih primerih. Dostop omejite na osebe, ki ga res potrebujejo. Zaposlene seznanite z vsebino akta.

Koliko časa hraniti podatke

Podatke hranite le toliko časa, kolikor je potrebno za namen. Če jih potrebujete za obračun potnih stroškov, je to lahko obdobje do zaključka obračuna in davčnih rokov; za varnostni namen je rok praviloma krajši. Rok zapišite in poskrbite, da se podatki po njem res izbrišejo.

Ocena učinka in varnost

Pri sistematičnem spremljanju zaposlenih je priporočljiva ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov (DPIA). Poskrbite tudi za tehnične ukrepe: omejen dostop, varna gesla, beleženje dostopov. Ker podatke v vašem imenu obdeluje ponudnik sistema, z njim sklenite pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

Kaj to pomeni pri izbiri sistema

V praksi potrebujete tri stvari: možnost ločevanja službenih in zasebnih voženj, nadzor nad tem, kdo vidi podatke, in nastavljiv rok hrambe. Vse troje uredimo ob postavitvi sistema.